AI Ninjas × IT-Einkauf & Lizenzmanagement

Von der Prozessidee
zu vier Lösungen

Wie aus Ideation, Machbarkeitsprüfung und Tool-Fit vier konkrete KI-Anwendungsfälle für den IT-Einkauf entstanden sind.

AI @ Corporate Procurement IT

Agenda

Vier Schritte, ein roter Faden

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01 · Die AI Ninjas

KI-Kompetenz, direkt in der Praxis

Auszubildende lernen KI im Bootcamp und setzen sie gleich an echten Aufgaben aus den Fachbereichen um.

  1. 1

    Bootcamp

    KI, Automatisierung und Prozessanalyse lernen

  2. 2

    Fachbereich

    An echten Aufgaben arbeiten statt an Übungsfällen

  3. 3

    Umsetzung

    Prototypen bauen, testen und verbessern

  4. 4

    Übergabe

    Dokumentation und klare Ownership im Team

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02 · Das Vorgehen

Wir starteten nicht mit einem Tool, sondern mit der Arbeit

Gemeinsam haben wir die gesamte Prozesslandschaft sichtbar gemacht und nach diesen Mustern gesucht:

  • Wiederkehrende Tätigkeiten
  • Copy-and-Paste zwischen Systemen
  • Zeitfresser und Engpässe
  • Informationen suchen und vergleichen
  • Standardisierte Kommunikation
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02 · Das Vorgehen

Aus vielen Ideen wurden vier Kandidaten

Im Workshop hat jede Person drei Klebepunkte auf die Prozesse verteilt, die am meisten Zeit kosten. Dann haben wir die Favoriten nach Nutzen und Machbarkeit sortiert.

  • eine Prozessidee aus dem Workshop
  • ausgewählt für die Umsetzung

Schematische Darstellung

Machbarkeit →Nutzen → Bestellverlängerung Angebotsvergleich Wissensdatenbank Projekterstellung
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02 · Das Vorgehen

Relevant heißt noch nicht umsetzbar

Umsetzbar Alle vier Prüfungen bestanden: Der Use Case geht in die Umsetzung.

Karten anklicken, um die Prüfung live durchzugehen.

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02 · Das Vorgehen

Die Tools waren nicht der Startpunkt. Sie waren der Lösungsraum.

ogGPT

Der interne KI-Assistent für Wissen, Dokumente, Recherche und wiederverwendbare Anweisungen.

Wissen

M365 Copilot

Der Allrounder in Office: analysieren, strukturieren und interaktiv unterstützen.

Analyse

Power Automate

Regelbasierte Abläufe, Benachrichtigungen sowie Datei- und Datentransfers.

Abläufe

Copilot Studio

Eigene Agenten, die Wissen, Anweisungen und ausführbare Aktionen verbinden.

Agenten
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02 · Das Vorgehen

Aus Fachlichkeit, Machbarkeit und Tool-Fit entstanden vier Use Cases

  1. IDEATION

    Prozesse erfassen

  2. PRIO

    Nutzen bewerten

  3. CHECK

    Machbarkeit prüfen

  4. FIT

    Tool auswählen

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01

Bestellverlängerungen

Power Automate

Aus einer Information wird automatisch eine Aktion

  1. Verlängerungsinformation erkennen
  2. Aktuelle Bestelldaten aus Excel ermitteln
  3. Zuständige Kontaktperson finden
  4. Fachbereich automatisch anschreiben
  5. Fehler an das Team melden

regelbasiertwiederkehrendklarer Auslöser

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02

Wissensdatenbank

ogGPT · Copilot Studio

Vorhandenes Wissen wird zentral zugänglich

  1. Wissen aus OneNote und Dokumenten bündeln
  2. Fragen in natürlicher Sprache beantworten
  3. Jede Antwort auf ihre Quelle zurückführen
  4. Später Ciscon und Improve anbinden

DokumenteOneNoteSystemschnittstellen offen

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03

Angebotsvergleich

M365 Copilot

Copilot strukturiert.
Der Einkauf entscheidet.

  1. Dokumente je Lieferant zusammenführen
  2. Preis, Vertrag und Strategie vergleichen
  3. Chancen, Risiken und Informationslücken herausarbeiten
  4. Neutrale Gegenüberstellung in Excel vorbereiten

kein automatisches ScoringHuman in the Loop

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04

Projekterstellung

Power Automate + Integration

Vom Klick in der Tabelle
zur fertigen Arbeitsstruktur

  1. Teams-Struktur automatisch anlegen
  2. Standardordner und Vorlagen bereitstellen
  3. Projektinformationen strukturiert übertragen
  4. Tracking-Eintrag in der SQL-Datenbank anlegen

Hier endet der schnelle No-Code-Quick-Win und beginnt das Integrationsprojekt: Die SQL-Anbindung ist noch offen.

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03 · Vier Use Cases

Was sich im Alltag ändert

Bisher

    Mit der Lösung

      AI @ Corporate Procurement IT

      04 · Learnings

      Was wir aus dem Projekt mitnehmen

      • Prozess vor Tool

        Erst verstehen, dann automatisieren.

      • Klein starten

        Sichtbare Ergebnisse schaffen Vertrauen.

      • Grenzen zeigen

        Integrationen brauchen technische Partner.

      • Ownership klären

        Betrieb und Support gehören zur Lösung.

      AI @ Corporate Procurement IT

      04 · Ausblick

      Wie es weitergeht

      1. Wissensdatenbank

        Ciscon und Improve anbinden

        Damit Antworten auch aus den Systemen kommen, nicht nur aus Dokumenten.

      2. Projekterstellung

        SQL-Anbindung umsetzen

        Gemeinsam mit technischen Partnern, als eigenes Integrationsprojekt.

      3. Alle Use Cases

        Betrieb und Support übergeben

        Jede Lösung bekommt eine verantwortliche Person im Team.

      4. Ideensammlung

        Die nächsten Prozesse prüfen

        Mit demselben Vorgehen: Nutzen, Machbarkeit, Tool-Fit.

      AI @ Corporate Procurement IT

      Unser Fazit

      AI-First beginnt nicht mit einem Agenten. Sondern mit einem genauen Blick auf den eigenen Prozess.
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